Integritet

Integritetspolicy

Den 25 maj 2018 börjar dataskyddsförordningen, (EU) 2016/679, att tillämpas. Den medför bl.a. ett förstärkt skydd och utökade rättigheter för de personer vars personuppgifter behandlas. Tillsammans med nationella regelverk utgör förordningen gällande dataskyddsregler.

Rud Pedersen Public Affairs Company Stockholm AB (nedan Rud Pedersen) värnar om sina kunders, leverantörers, anställdas och kandidaters integritet och är alltid mån om att följa gällande dataskyddsregler. Du har rätt till skydd av de personuppgifter som rör dig. Det är viktigt för Rud Pedersen att dina personuppgifter behandlas korrekt och säkert. Rud Pedersen tillämpar därför denna integritetspolicy (nedan Policyn)

Policyn tillämpas även av de andra bolagen inom Rud Pedersen-gruppen, d.v.s. Rud Pedersen Public Affairs Company AB, RP People, King Street och Welcom. Med Rud Pedersen avses i denna Policy, om inget annat anges, även dessa bolag.

Policyns tillämpningsområde
Policyn gäller för Rud Pedersens inhämtning och behandling av personuppgifter avseende kunder, leverantörer, anställda och kandidater, som sker inom ramen för Rud Pedersens tjänster inom kommunikation, Public Affairs och kompetensförsörjning såsom rekrytering, konsulting och annan därmed förenlig verksamhet (nedan Tjänsten), samt för personer hos andra som Rud Pedersen-gruppen har en affärsrelation till. Vilka delar av Policyn som berör dig är beroende av din relation till Rud Pedersen.

Policyn gäller inte när tjänster annonseras på utomstående webbplatser. Policyn är inte heller tillämplig på behandling av personuppgifter som sker av testföretag som är underleverantörer till Rud Pedersen. 

Personuppgifter
Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, lokaliseringsuppgifter eller faktorer som är specifika för en persons fysiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Uppgifter som enskilt inte når upp till kraven kan tillsammans ändå utgöra personuppgifter.

Principer för behandlingen av personuppgifter
Dina personuppgifter behandlas av Rud Pedersen i enlighet med de principer som fastställts i dataskyddsregler. Det innebär att behandlingen är lagligt, korrekt och transparent i förhållande till dig. Behandlingen av personuppgifter sker endast för det ändamål som uppgifterna hämtades in eller lämnades. Personuppgifter som behandlas är adekvata, relevanta och inte alltför omfattande i förhållande till dessa ändamål. Rud Pedersen strävar efter att alltid hålla personuppgifterna korrekta och uppdaterade. Personuppgifterna lagras inte under längre tid än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. När uppgifterna inte längre behövs gallrar Rud Pedersen dessa genom radering eller avidentifiering.


Personuppgifter som behandlas

 

Kunder och leverantörer

Vad gäller kunder och leverantörer samt deras anställda behandlar Rud Pedersen följande personuppgifter inom ramen för Tjänsten:

  • kontaktpersoners person- och kontaktuppgifter,
  • uppgifter om befattning och ansvarsområde, samt
  • Övriga kontaktuppgifter som är nödvändiga för den fortsatta affärsrelationen.

Syftet med behandlingen är att kunna tillhandahålla Tjänsten.

Kandidater eller anställda


Kandidater

För kandidater vid rekrytering såväl internt som inom ramen för Tjänsten behandlar Rud Pedersen personuppgifter i form av:

  • namn, adress, personnummer, e-postadress, telefonnummer och eventuella andra personuppgifter du väljer att bifoga din ansökan (ex. fotografi, redogörelse för arbetslivserfarenhet, betyg och intyg, löneläge/anspråk, resultat från självskattningsformulär och tester samt uppgifter från referenspersoner),
  • andra personuppgifter i e-postkommunikation mellan dig och Rud Pedersen, samt
  • anteckningar från kontakter med eventuella referenspersoner under rekryteringsförfarandet.

 

De personuppgifter som Rud Pedersen behandlar kring en kandidat till tjänster internt eller hos någon av våra uppdragsgivare baseras på de uppgifter som kandidaten själv lämnar över webb, korrespondens eller i möten med anställda hos Rud Pedersen.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till uppdragsgivare i det fall då kandidaten söker en tjänst vars ansökningsförfarande hanteras för någon av Rud Pedersens uppdragsgivare.

Syftet med behandlingen är bl.a. att kunna kontakta dig angående din ansökan och bedöma din ansökan inom ramen för rekryteringsförfarandet.


Anställda

För anställda behandlar Rud Pedersen personuppgifter i form av:

  • namn, adress, personnummer, e-postadress, telefonnummer och fotografi,
  • löne- och kontouppgifter, samt
  • kontaktuppgifter till närmast anhöriga.

Syftet med behandlingen är att kunna administrera sedvanliga frågor inom ramen för anställningsavtalet.

 

Det förekommer vidare att Rud Pedersen behandlar särskilda kategorier av personuppgifter i form av uppgifter om hälsa och fackföreningstillhörighet om det är nödvändig för att Rud Pedersen eller du ska kunna fullgöra skyldigheter och utöva särskilda rättigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd.

 

Ändamålen med behandling av personuppgifter

Kunder och leverantörer
Rud Pedersen behandlar kunders, leverantörers och dess anställdas personuppgifter för att kunna leverera Tjänsten eller utnyttja kunder och leverantörers andra tjänster, administrera dessa tjänster och hantera rättigheter och skyldigheter gentemot kunder, leverantörer och dess anställda inkluderat tvister samt för garanti- och reklamationsärenden.

Kandidater eller anställda
Rud Pedersen behandlar kandidaters och anställdas personuppgifter för att kunna ingå anställningsavtal, administrera anställningsavtal, tillhandahålla Tjänsten till Rud Pedersens kunder och erbjuda dig möjlighet att vara en del av Tjänsten, administrera vår relation till dig och hantera eventuella tvister, garanti- och reklamationsärenden.


Laglig grund för behandling av personuppgifter

Kunder och leverantörer
Rud Pedersen behandlar kunder och leverantörers personuppgifter under flera olika lagliga grunder. I första hand behandlas uppgifter då det är nödvändigt för att kunna uppfylla de avtal som parterna har ingått. Det föreligger vidare ett berättigat intresse för Rud Pedersen att behandla personuppgifter från anställda hos kunder och leverantörer för att administrera kundrelationen. Vissa uppgifter behandlas då det är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse, exempelvis följa regler i bokföringslagen eller lagstiftningen kring penningtvätt.

Kandidater eller anställda
Rud Pedersen behandlar kandidaters och anställdas personuppgifter under flera olika lagliga grunder. Kandidater och anställdas personuppgifter behandlas då det är nödvändigt för att kunna uppfylla anställningsavtalet eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan sådant avtal ingås. Det föreligger vidare ett berättigat intresse för Rud Pedersen att behandla personuppgifter om kandidater och anställda. Vissa personuppgifter behandlas då det är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse, exempelvis i lag eller kollektivavtal, som åvilar Rud Pedersen.


Uppgiftsskydd och delning av uppgifter
Rud Pedersen har vidtagit lämpliga åtgärder för att skydda personuppgifter som behandlas. Detta såväl tekniskt som organisatoriskt, i syfte att säkerställa att inte förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse av personuppgifter sker.

Vid bedömningen av lämplig säkerhetsnivå har särskild hänsyn tagits till de risker som behandling medför, i synnerhet från oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt behandlats.

Rud Pedersen tillämpar intrångsskyddade nätverk med brandväggar och lösenordsskydd. När personuppgifter överförs via Internet sker det med kryptering.

Rud Pedersens anställda och leverantörer som behandlar personuppgifter har tecknat ett sekretessåtagande avseende innehåll i personuppgifterna och endast de personer som är i behov av att ha tillgång till personuppgifterna med hänsyn till syftet för inhämtningen och behandlingen har sådan tillgång.

Grundregeln är att begränsa tillgången till personuppgifter. I de fall då så krävs för att Tjänsten ska kunna tillhandahållas, kan uppgifter delas mellan företagen i Rud Pedersen-gruppen. Detta föregås av en adekvat bedömning kring huruvida sådant behov föreligger. En förutsättning för delning av personuppgifter mellan bolag i Rud Pedersen-gruppen är att den företas i enlighet med denna Policy och dataskyddsregler.

Delning av personuppgifter utanför Rud Pedersen sker endast då detta är nödvändigt för Tjänstens tillhandahållande eller för att kunna iaktta åtaganden i avtal. Exempel på detta är:

leverantörer av IT-system och teknisk support, samt kunder, i uppdrag inom kompetensförsörjning.

Vidare kan Rud Pedersen komma att lämna ut personuppgifter om vi är skyldiga till det enligt gällande lag, domslutsbeslut eller om sådant utlämnande annars är nödvändigt för att medverka till en rättslig utredning.

För det fallet att Rud Pedersen omfattas av en omorganisation, sammanslagning eller försäljning kan vi överföra personuppgifter till den relevanta tredje parten, förutsatt att den tredje parten åtar sig att behandla personuppgifterna i enlighet med denna Policy.

 

Överföring av personuppgifter till tredje land
Rud Pedersen överför inga personuppgifter till tredje land.

 

Lagring av uppgifter och gallring
Personuppgifter sparas i olika omfattning beroende på vad det är för personuppgift och syftet med behandling av personuppgiften. Personuppgifter sparas inte under en längre tidsperiod än vad som är nödvändigt utifrån det syfte enligt vilket uppgiften samlats in.

Kunder och leverantörer

Personuppgifter som härrör från kunder och leverantörer behandlas från ingåendet av Tjänsten till dess att tjänsten upphör. Personuppgifter kan komma att sparas under en längre tid om det är nödvändigt med anledning av garantiperiod, rättslig förpliktelse (ex. i bokföringslagen) eller förestående eller uppkommen tvist mellan parterna.

Avtal med kunder och leverantörer samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter i sju (7) år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Om syftet med behandlingen, utöver levererande av Tjänsten, är direktmarknadsföring gallras personuppgiften inom ett år efter att den har inhämtats. Om du som registrerad meddelar att du inte längre samtycker till behandling i detta syfte raderas uppgifterna direkt.

Kandidater eller anställda

Kandidater

För kandidater gäller att personuppgifterna raderas efter att aktuellt anställningsförfarande avslutats.

Om du samtycker till det kan Rud Pedersen spara dina personuppgifter i syfte att kunna kontakta dig i samband med framtida rekrytering. Även om du har samtyckt till att Rud Pedersen sparar dina personuppgifter kan du när som helst begära att dina personuppgifter ändras eller raderas. Dina personuppgifter raderas dock alltid senast två år efter utgången av det år då det ursprungliga rekryteringsförfarandet där du lämnade dina personuppgifter avslutades.

Anställda

För anställda gäller att personuppgifterna sparas i varierande omfattning och tid beroende på personuppgifternas karaktär och syftet med behandlingen.

Anställds e-postkonto och personuppgifter på webben raderas en månad efter tjänsten har avslutats.

Faktauppgifter, som anledning till att anställningen avslutades, intyg, betyg och omdömen angående anställningen som tillställts arbetstagaren före och efter det att anställningen avslutades, sparas i sju (7) år efter det kalenderår då räkenskapsåret där anställningen upphörde avslutades.

Rud Pedersen sparar personuppgifter om tidigare anställda under den tid som är nödvändig för att kunna iaktta pensionsåtaganden, för att kunna ge referenser när den anställde söker nytt jobb samt för att bevaka att gällande sekretessåtaganden följs. I förekommande fall gäller det även andra uppgifter som behandlas med stöd i anställningsavtalet, som licenser eller immateriella rättigheter.

Personuppgifter sparas även under den tid som föreskrivs enligt krav i lag eller annan författning med stöd av att det föreligger en rättslig förpliktelse för Rud Pedersen att göra så.

Om det finns anledning att anta att det kan uppstå en tvist, eller som sådan tvist redan pågår, mellan den tidigare anställde och Rud Pedersen sparar Rud Pedersen de personuppgifter som är nödvändiga för att tillvarata Rud Pedersens rättsliga intressen så länge tvisten pågår eller kan komma att uppstå.

 

Användande av Rud Pedersens webbplats och cookies
För en närmare beskrivning av den personuppgiftsbehandling som sker när du använder Rud Pedersens webbplats och Rud Pedersens användning av cookies, se Rud Pedersens riktlinjer för cookies. 

Personuppgiftsbiträde
Det förekommer att Rud Pedersen behandlar personuppgifter som personuppgiftsbiträde på uppdrag av annan personuppgiftsansvarig vars instruktioner då är bestämmande för hur behandlingen sker. I den mån det inte står i konflikt med dessa instruktioner kommer Rud Pedersen att tillämpa denna Policy på sådan behandling av personuppgifter.

Dina rättigheter
Som registrerad har du rätt att begära tillgång till information från Rud Pedersen om vilka personuppgifter som behandlas och hur dessa behandlas m.m. samt rätt att, under vissa förutsättningar, få dessa personuppgifter rättade, ändrade och raderade eller få behandlingen av dina personuppgifter begränsad. Om behandlingen grundar sig på ett samtycke från dig har du rätt att återkalla detta.

Det föreligger även en rätt för dig att invända mot behandling av dina personuppgifter samt att få ut personuppgifterna i ett maskinläsbart format och överförda till en annan personuppgiftsansvarig när detta är tekniskt möjligt. Om behandlingen grundar sig på ett samtycke från dig har du rätt att återkalla samtycket.

Du som registrerad har rätt att kostnadsfritt, efter skriftligt undertecknad ansökan ställd till Rud Pedersen, få besked om vilka personuppgifter som Rud Pedersen behandlar om dig samt information om omfattningen och syftet med sådan behandling.

Om din begäran om information eller åtgärder enligt detta avsnitt är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt avseende repetitiva begäran, kan Rud Pedersen komma att ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller vägra att tillmötesgå begäran.

I alla frågor rörande dina rättigheter som registrerad är du välkommen att kontakta Anna Mörck, anna@rudpedersen.com, tfn: 0735-934379.

Ändringar i Policyn
Rud Pedersen kan i framtiden komma att behöva revidera denna Policy, t.ex. om dataskyddsreglerna förändras. Ändringar i Policyn kommer att publiceras på denna webbsida. Det rekommenderas därför att du läser denna Policy regelbundet.

Kontakta oss
I alla frågor som rör Rud Pedersens inhämtning eller behandling av personuppgifter samt denna Policy kan du kontakta Anna Mörck, anna@rudpedersen.com, tfn: 0735-934379, hos Rud Pedersen. Klagomål på hur dina personuppgifter behandlas kan riktas till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten.

 

Föregående sida: Assignments